Última actualización el 7 de julio del 2021 5 consejos para organizar la agenda de un despacho de abogados o asesoría

Imaginar el día a día en el despacho sin una agenda, es prácticamente imposible. Tener las agendas de todos los miembros del despacho óptimamente organizadas suele tomar mucho tiempo, o realmente no están bien organizadas. Sabemos que no puedes dedicarle tantas horas pero necesitas tener el control de todas las actuaciones en tu despacho, ¡perder un plazo podría costarte muy caro!

Organizar la agenda es tan importante como llevar un buen control de las facturas, o la documentación, pero no te preocupes, porque con estos 5 consejos lograrás tener el control del día a día, semana y hasta meses de la agenda de forma correcta, dormirás tranquilo y no tendrás ningún inconveniente con tus clientes.

¡Toma nota de los consejos!

1. Prioriza tus  actividades por 5 niveles

Lo primero que debes es priorizar. Una metodología muy exitosa es organizar la agenda por niveles. Así no ocupas tu tiempo en actividades que podrías hacer en dos semanas y atiendes las que tienen fecha de vencimiento o plazo de entrega

Te dejamos aquí los niveles:

Nivel 1: Las actividades que tienes que hacer hoy.

Nivel 2: Las actividades que tienes que hacer esta semana.

Nivel: 3 Las actividades que tienes que hacer este mes.

Nivel 4: Las cosas que tienes que hacer  pero no tienen fecha de vencimiento.

2. Lleva tu agenda de forma digital y accede desde cualquier lugar o dispositivo

Llevar una agenda en papel en pleno 2021 es algo bastante antiguo y poco práctico. Ir con tu agenda y la del despacho en el maletín no suena como algo cómodo. Lo mejor es llevar un agenda sincronizada. Qué la puedas ver en tú móvil, en tu CRM, en tu ordenador, ¡en todos lados! Esto te ahorrará muchos disgustos, tiempo perdido buscando información, huecos libres, y cumplirás tus actividades del día mucho más rápido. Una buena opción es Google Calendar, o cualquier agenda digital que puedas sincronizar con tu CRM y móvil.

3. Activa recordatorios y no olvidarás nada, nunca

Las ventajas de llevar un agenda en digital son muchas, una de ellas es poder activar recordatorios. Puedes programarlos para que suenen un hora antes, un día antes, o ambas inclusive. Con esto es imposible que se te olvidé cumplir con cada actividad que tengas apuntada. Además, es posible programar eventos concurrentes y te ahorras bastante tiempo. Si cuentas con un CRM que la agenda integrada, mucho mejor.

4. Comparte tu agenda con tu equipo 

En la comunicación está la clave de la organización. Poder compartir todas las agendas personales con los miembros del despacho es de mucha ayuda, sobre todo para aquellos que trabajan en equipo en algún proyecto o cliente. Poder ver las agendas de otros te ahorrará muchos emails, preguntas y tiempo buscando un hueco libre que coincida en la agenda de los interesados.

Si te preocupa la privacidad, sigue leyendo. La agenda del CRM de gestión de sudespacho.net ofrece la posibilidad de mostrar los bloques libres y ocupados de las agendas sin necesidad de visibilizar qué actividad estás desarrollando en cada bloque.

5.  Invita a tu equipo o a externos a los eventos programados en tu agenda

Uno de los problemas recurrentes con las agendas es que no todos los involucrados en los eventos queda enterados del día, hora, lugar, tema de la reunión. También están los que si lo sabe, pero lo olvidan y te piden reprogramar. Entonces tu pierdes ese bloque de tiempo que ya habías dispuesto para ese cliente. ¿La solución? Invitar a miembros de tu equipo y también a externos a los eventos de tu agenda, al introducir su email les llegará una notificación que les permitirá programarlo en sus respectivas agendas. ¿Quieres saber más? Haz clic aquí.

¡Mira cómo funciona la agenda del CRM de sudespacho.net!