Para liberar espacio en tu gestor de correo es recomendable que elimines los correos con archivos que no necesitas y tengas una estricta política de borrado. Integrando tu correo en sudespacho.net dispondrás de todo el espacio que necesites sin necesidad de borrar nada.
Cada vez es más frecuente que se use la bandeja de entrada del correo electrónico como un gestor documental, y esta es una práctica que en un primer momento puede ser muy cómoda para los usuarios, porque a medida que reciben correos los “organizan” valiéndose de las escasas opciones que disponen, como carpetas o etiquetas para agrupar cientos de emails.
Este tipo de prácticas es viable en un principio, hasta que el volumen de información se incrementa considerablemente y el sistema colapsa. Por eso, es recomendable contar con un software de gestión que tenga un módulo de gestor documental como sudespacho.net.
Te contamos los límites de los 3 proveedores de correo electrónicos más usados y al final de este artículo te dejamos 4 consejos para optimizar tu bandeja de entrada y documentos.
Límites de Outlook
Outlook solamente ofrece a sus usuarios 15 GB de espacio de almacenamiento en su correo electrónico y permite mandar archivos adjuntos de hasta un máximo de 20 MB.
Límites de las cuentas Google (Gmail)
Google por defecto nos deja un espacio de 15 GB para almacenar información. En un principio puede parecer mucho espacio, pero la realidad es que esos 15 GB se distribuyen entre todos los servicios de Google vinculados con tu cuenta: Gmail, Drive, Google Fotos, Calendar, Maps, etc.
Si bien es cierto que Gmail ofrece la posibilidad de ampliar el espacio de almacenamiento, también es necesario decir que para contar con 100 GB de espacio, hay que pagar 1.99€ al mes.
Límites de Microsoft Outlook 365
Microsoft Outlook 365 es la versión premium de Outlook. Hacerse con una suscripción cuesta 69€ al año y en cuanto a espacio de almacenamiento para el buzón de correos, solo ofrece 50 GB.
Si eres cliente de sudespacho.net, te interesan estos 4 consejos para ahorrar espacio en tu servidor de correo electrónico:
- Vincula tus cuentas de correo electrónico a tu CRM.
- Envía los emails directamente desde la ficha del cliente o expediente. Así se almacenarán de forma organizada los emails de cada cliente y los tendrás en un mismo lugar.
- El software dispone de un sistema inteligente que al detectar la coincidencia entre el email de tu cliente y el email del remitente del correo, automáticamente lo guarda en la ficha.
- Los correos que hayas guardado en la ficha del cliente o expediente, puedes eliminarlos de tu servidores de correo para liberar espacio de almacenamiento con tu proveedor de correo electrónico, porque conservarás los emails en tu CRM en la ficha del cliente o expediente.
Es importante recordar que tu bandeja de correo electrónico no es un gestor documental. A lo largo de nuestra experiencia hemos visto personas con más de 300 carpetas en su correo electrónico organizadas por clientes y han perdido mucha información por el mal manejo de sus datos y el de sus clientes.
