Última actualización el 14 de junio del 2022 5 herramientas para ahorrar tiempo organizando tus reuniones

El tiempo es oro, estamos cansados de oírlo, pero aún así muchas veces se nos escapa de las manos sin darnos cuenta no solo en el trabajo, sino también en nuestras vidas cotidianas.

Pongamos como ejemplo la última vez que hemos querido organizar con nuestros amigos un cumpleaños, o un viaje. Sí, a todos nos viene a la mente esos grupos de WhatsApp, FB…que tanto miedo nos da abrir al ver la cantidad de notificaciones que todavía no has leído. Sin embargo, este fenómeno está más que justificado: todos tenemos nuestras vidas, y disponemos de un tiempo y recursos muy concretos y diferentes a los del resto, por lo que ponernos de acuerdo en cuanto día, hora… puede suponer todo un reto.

El ámbito profesional no hace sino acentuar la importancia de la correcta gestión de nuestro tiempo y agenda. Ningún despacho debería lidiar con emails y llamadas pendientes que se acumulan, citas que no se cumplen, y tiempo y recursos que no generan resultados.

Para ello, hoy os traemos 5 herramientas con las que optimizar nuestro tiempo ,y el de nuestros clientes, a la hora de programar nuestras reuniones

➡️1. CRM de Sudespacho

Como complemento a la agenda del CRM de gestión de despachos, sudespacho.net ha diseñado una nueva funcionalidad con la que optimizar al máximo las reuniones: Salas de Reuniones.

Esta herramienta permite al usuario configurar su sala de reuniones decidiendo en todo momento cuáles son las franjas horarias que bloquea y cuáles permite que agenden sus clientes, colaboradores y en definitiva aquellas personas con las que queramos agendar cita.

La Agenda de gestión de despachos de sudespacho además permite sincronización con Google, Apple y Microsoft, y está conectada con Zoom y Gotomeeting.

De esta manera, los usuarios del CRM de Sudespacho podrán compartir su agenda para que aquellas personas con las que quieran concertar una cita, puedan encontrar el día y la hora que más se adapte a ellos de manera rápida y eficiente, siempre partiendo de la disponibilidad marcada por el usuario del CRM.

Por lo tanto, además de incrementar la rapidez con la que se programan reuniones, esta funcionalidad garantiza el control de la reunión siempre al profesional que usa el CRM de gestión para despachos de abogados y asesores de sudespacho.net.

Os explicamos cómo funciona en el siguiente vídeo, donde podréis apreciar el valor que la herramienta aporta a la manera en que se organizan reuniones.

➡️2. Hubspot

La herramienta Reuniones de Hubspot se sincroniza con el calendario de Google u Office 365, lo que otorga una visualización actualizada en todo momento de la disponibilidad del calendario del usuario.

El calendario se podrá incorporar directamente en el sitio web del usuario para que los prospectos programen sus citas directamente allí, pudiendo además generar un enlace a la agenda que se podrá usar cuando las comunicaciones con los prospectos se realicen vía email o por redes sociales.

Cuando alguien agende una cita, ésta se añadirá automáticamente al calendario.

➡️3. Pick

Se trata de una aplicación disponible tanto para móvil como para escritorio. Esta herramienta es capaz de escanear aquellos calendarios de Gmail de los participantes de una reunión, con el fin de poder generar una lista de horarios disponibles de libre agendación. Una vez decidida la fecha y hora, permitirá enviar una invitación de calendario desde la propia aplicación.

Pick dispondrá de enlaces personalizados para cada usuario de la herramienta que deseen compartir su disponibilidad con otros.

➡️4. YouCanBook.me

Esta herramienta, ya en su versión gratuita, ofrece la posibilidad de conectarse al calendario de Google y de Cloud. El usuario de youcanbookme.com podrá compartir su agenda mediante una URL personalizada con la que dar a conocer su disponibilidad a aquellas personas con las que quiera reunirse. Además, a través de este enlace, se podrá reservar el tiempo deseado por éstas.

Como aliciente, el usuario podrá además personalizar con colores y elementos gráficos su página de reserva.

➡️5. Calendly

Esta herramienta se integra directamente con la web, por lo que los visitantes no necesitarán abandonarla a la hora de agendar una cita. Capaz de sincronizarse con el calendario de Google u Office 365, otorga una URL personalizada al usuario para que comparta la disponibilidad y así poder ofrecer sus horarios de libre agendación a quien desee.

Además de la programación de eventos 1:1, Calendly permite al usuario programar eventos grupales (con más de un invitado), y eventos colectivos (con más de un miembro de su equipo).