Todo lo que tu CRM debe tener para que tu despacho crezca sin límites
Controla toda la gestión de tu despacho desde una herramienta. Conoce las todas las funcionalidades que necesitas en tu CRM para optimizar la gestión y hacer crecer tu despacho. Con un software podrás gestionar tus clientes y la documentación, vincular tu agenda, conectar aplicaciones de terceros a través de integraciones y mucho más.
Contar con un CRM o software de gestión en el despacho es vital para optimizar el tiempo, rendimiento y rentabilidad. Un programa de gestión te ayudará a evitar líos, enredos y poder llevar una vida laboral y personal mucho más tranquila y productiva.
Ahora, actualmente existen diversas opciones a la hora de buscar una herramienta de gestión. Pero, seguro te preguntarás: ¿Cómo escoger el CRM ideal para mi despacho?, pues en este artículo queremos enseñarte cuáles son las funcionalidades que debe tener un CRM sin excepción para que haga crecer sin límites a tu despacho.
Contenido:
1. Gestor de clientes.
El gestor de clientes es la base de todo CRM, una de las características idóneas es que te permita crear campos a medida. Además, debe ser intuitivo, es decir, que navegues en él como pez en el agua. Que te ofrezca una visión general que te ayude a gestionar rápido a cada cliente, donde puedas ver si es un particular o una empresa, el nombre del cliente, el email de contacto, crear pestañas para agrupar a tus clientes cómo tú lo necesites. Esto te ayudará a ahorrar muchísimo tiempo. Y aún mejor, que te permita asignarle etiquetas a los contactos.
2. Cuenta de correo integrada
Un despacho que cuente con un buen gestor de correo, está destinado al éxito en su gestión. El gestor de correo debe ofrecer en principio la opción de tracking de correos, la de programación de correos y ofrecer gran capacidad para los archivos adjuntos. Como plus, encriptar archivos adjuntos para aumentar la seguridad en intercambio de información.
3. Agenda vinculada
Cuando se trabaja en equipo, como en un despacho, contar con una agenda integrada es vital. Un buen CRM debe ofrecerte esa posibilidad para que puedas ver tu agenda y la de los miembros de tu despacho y así poder planificar eventos en común en base a la disponibilidad de todos. El CRM también debe permitirte crear y gestionar una agenda privada. Si el calendario se sincroniza con herramientas como Google Calendar o iOS, mucho mejor.
4. Gestor documental
La documentación es el corazón de un despacho. Tener toda la documentación ordenada y clasificada en físico es un trabajo interminable que te puede tomar horas hacerlo e igualmente consumirte horas conseguir lo que buscas. Un CRM con gestor documental eficaz convertirá todo en minutos. Necesitas un gestor avanzado, de alta capacidad, con límites de almacenamiento muy altos y que además te permita adjuntar y subir archivos desde el ordenador, un correo, o la nube (Drive, Dropbox, Onedrive)
5. Emisión de Facturas
Si hay algo que a todos nos importa es la facturación, ¿cierto? Llevar el control de las finanzas del despacho empieza ahí, en las facturas. Entonces, ¿Qué debe ofrecerte un CRM en cuanto a facturación? La emisión de facturas a tus clientes, crear facturas proforma (y convertirlas posteriormente en oficiales), envío de remesas, facturas recibidas, cobros a clientes, y pagos a proveedores. Menos de esto, no lo aceptes.
Extra: Facturas recurrentes
Si el punto anterior te ahorra tiempo, contar con la facturación de cuotas recurrentes en tu CRM lo hará aún más. Podrás facturar los conceptos que se repiten mes a mes, los extras o poder configurar los conceptos que se repitan en la facturación de tus clientes.
6. Organizar por etiquetas
Las etiquetas son una funcionalidad básica para la organización digital. Nos sirven para agrupar contenido, clasificar, o identificar a similares, bien sea por tipo de clientes, materias, tamaños de la empresa, o cualquier categoría que desees crear. Si el CRM no incluye esta funcionalidad, la gestión en tu despacho no será tan fácil y cómoda.
7. Crea informes o Reports
Mide y vencerás es una frase muy atinada para esta función. Tu CRM no tiene otra opción más que incluirte esta herramienta, pues necesitarás crear informes detallados para consumo interno de la gerencia del despacho, pero también, para enviar a tus clientes. Esta función te ayudará a crear informes sobre cualquier dato que tengas en el programa. Si es un CRM moderno, podrás automatizar el envío de estos informes directo a tu email a modo de alertas.
8. Integraciones de aplicaciones de terceros
Un buen CRM tiene capacidad de integrar todas las aplicaciones utilizamos en nuestro día a día. Si el CRM que estás buscando no dispone de integración a aplicaciones como WhatsApp, Google Drive u otros, no es una buena opción para tu despacho.
Conoce en este vídeo todo lo que ofrece nuestro CRM de gestión de despachos:
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Escrito por Miguel de Sudespacho
Miguel es un apasionado de la tecnología, aunque prefiere que le llamen friki. Se dedica a recopilar y estudiar herramientas de gestión y automatización para escribir los mejores consejos para optimizar despachos.